10 ideas de organización para propietarios de estudios

Holly Derville-Teer. Foto de Eldon Derville-Teer. Holly Derville-Teer. Foto de Eldon Derville-Teer.

Como propietarios de estudios, conocemos los beneficios de una organización eficaz. Cuando estás organizado, 20 elementos olvidados de la lista de tareas pendientes no te despiertan en medio de la noche. No es necesario que detenga el automóvil para garabatear ilegiblemente cinco cosas en un papel al azar. Ciertamente, no tiene diferentes tareas pendientes en su teléfono, en post-it esparcidos por la casa, en su computadora y en los mensajes de voz que deja para el gerente de la oficina en el teléfono del estudio.

Cuando no todo está lo suficientemente organizado, siento que corro detrás de una línea de meta que sigue en movimiento, recogiendo frenéticamente las pequeñas cosas que se me caen de los bolsillos. Un sábado, cuando comencé a revisar el documento de Google que solía usar para comunicar tareas con el gerente de la oficina, la frustración se apoderó de mí. Entonces, recordé que soy bueno organizando. ¡Necesitaba intensificarlo ya! Pasé el resto de la noche creando un nuevo plan. La mayoría de estos consejos no son nuevos, pero todos me funcionaron.





# 1. Priorice los proyectos difíciles para los días o momentos en los que tenga más energía mental.

Noté que hacía mi mejor trabajo creativo por la mañana, ya fuera trabajando en una coreografía o en un proyecto como escribir el horario de verano. Comencé a organizar mi plan de ataque en consecuencia. Obtuve esta idea por primera vez del libro de Julie Morgenstern, Nunca revise el correo electrónico por la mañana: y otras estrategias inesperadas para hacer que su vida laboral funcione .

# 2. Organiza tu lista de tareas pendientes.




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Dé a cada gran proyecto (como el Día de las Fotos) su propia lista y reutilícelas de un año a otro. Para las tareas más importantes, como organizar el recital, haga una lista separada de tareas para cada mes de enero a junio. Organice las listas en diciembre, para que pueda empezar a trabajar en enero. Mantenga otra lista separada para las pequeñas tareas que surgen durante la semana.

# 3. Programe un tiempo semanal para sus proyectos más grandes.


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Los propietarios de estudios abordan grandes proyectos todos los años. Crear un horario con tiempo ininterrumpido cada semana para trabajar en los grandes proyectos marcó la diferencia para mí. Para obtener los mejores resultados, haga este trabajo en un lugar donde no lo interrumpan.



# 4. Asignar temas a los días de la semana.

Para encontrar temas que funcionen para usted, intente realizar un seguimiento de cómo emplea su tiempo durante una semana. Organice el programa de la próxima semana asignando tipos similares de tareas a los mismos días. Mi semana generalmente incluye tres días de clases, un día de recados y citas, un día de proyectos, un día de trabajo en la oficina y un día familiar. Es imposible hacer todo en un día, pero puedo hacer muchas cosas en una semana.

# 5. Crea un horario diario.

Dentro de sus días temáticos, siga una rutina diaria regular. Esto también puede ayudar a combatir la procrastinación. Los días de enseñanza, me levanto a la misma hora todos los días, como, escribo un diario, hago una coreografía, hago un mínimo de trabajo de oficina y luego conduzco al estudio para enseñar. En mis días de oficina, voy al gimnasio, voy al estudio y trabajo en tareas y proyectos de oficina pequeños a medianos mientras administro la recepción. Voy al gimnasio con regularidad, por ejemplo, porque siempre voy a la misma hora el mismo día.


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# 6. Si su lista de tareas le abruma o si tiene problemas para comunicarse eficazmente con el personal de su oficina, pruebe una aplicación.

Me acabo de registrar para Monday.com , y lo estoy usando tanto para mantenerme encaminado como para comunicar tareas con el personal de la oficina del estudio. De repente, nuestra comunicación sobre cada tarea es fácil, puedo decir exactamente dónde estamos con cada tarea y todos saben en qué trabajar a continuación. Monday.com no es gratis, pero lo elegí de todos modos porque satisfacía mis necesidades. Hay otros sistemas que son gratuitos. Elija algo con fechas de vencimiento y la capacidad de guardar las listas de tareas pendientes para grandes proyectos para usar el próximo año. Todavía uso Google Docs para poder compartir documentos con la oficina, pero la organización se realiza con Monday.com.

# 7. Anote absolutamente todo en un solo lugar.

Consiga ese papel lleno de cosas que recordó en la encimera de su cocina y junto a su cama, e introdúzcalo en el sistema en línea. Nada es demasiado pequeño. Obtenga su aplicación de organización en su teléfono para que pueda agregar cosas sobre la marcha. Ponga una fecha de vencimiento en todo. (Siempre puedes cambiarlo). Me sorprendió la cantidad de cosas que necesitaba para comenzar cuando agregué absolutamente todo desde enero hasta junio en Monday.com .

# 8. El software Studio facilitará mucho la gestión de su estudio.

El solo hecho de que este software calculará y cobrará la matrícula por usted cuando ejecute el pago automático le ahorrará horas de trabajo. Con el software de estudio, los padres se registran ellos mismos, lo que también les ahorra mucho tiempo.


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# 9. Organiza tu dinero.

Reserve los mismos días todos los meses en los que pagará facturas, revisará su presupuesto y manejará sus tareas financieras mensuales. Lleve un registro cada mes de cuánto dinero ingresa y cuánto sale.

#10. Don No olvide organizar el tiempo de inactividad.

En un mundo donde el correo electrónico y las listas de tareas pendientes están constantemente al alcance de la mano en nuestros numerosos dispositivos, es vital crear un sistema de administración del tiempo que no solo haga las cosas, sino que también lo proteja del agotamiento. Ser propietario de un estudio es mucho trabajo. No se detenga en organizar su estudio. Organícese para tener una carrera larga. Programe cosas en su rutina que alimenten su alma. Me encanta ir al cine, ir a la playa y recibir un masaje de vez en cuando. Hay varios fines de semana cada año en los que programo un par de días de inactividad total con mi familia. Mientras programa su estudio, haga del tiempo de restauración una prioridad.

Por Holly Derville-Teer de Dance Informa.

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