ClassJuggler: cuándo invertir en software de estudio

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Nos sentamos esta semana con ClaseJuggler Dance A Jon Koerber para preguntarle qué deberían considerar los propietarios de los estudios al debatir si es el momento adecuado para comprar y configurar un software de estudio de danza que les ayude a gestionar su negocio.



Dado que es el presidente de una empresa que ofrece software en línea, ¿no estaría dispuesto a siempre decir, '¡Ahora es el momento!'?





Puede que se sorprenda al escuchar esto, pero no, ahora puede no es el momento adecuado para que empieces a utilizar un producto de software que te ayude a gestionar tu negocio de danza '.

Y, de nuevo, ¿podría ser el momento adecuado?

'¡Por supuesto! De hecho, probablemente. Pero, para estar seguro, creo que hay al menos cinco preguntas importantes que los propietarios o gerentes de un estudio de baile deberían hacerse. Para empezar, debe preguntar: '¿Mi negocio se está volviendo demasiado grande para administrarlo manualmente?'



Supongo que te refieres a cuántos estudiantes necesito antes de que tenga sentido comenzar a administrar mi estudio de danza con software.

'Básicamente sí. Para responder, comencemos con una analogía. Suponga que desea coser su propio atuendo, no necesita adquirir y operar una fábrica textil, ¿verdad? Por supuesto que no. Probablemente, lo máximo que necesite sea una máquina de coser simple. Pero si quieres coser un centenar prendas de vestir todas las semanas, es posible que esa simple máquina de coser no esté a la altura de la tarea, o que el proceso sea demasiado lento en una máquina de coser de consumo en comparación con las eficiencias que obtendrá de un sistema textil computarizado comercial.

De manera similar, con su estudio, si recién está comenzando, o si intencionalmente mantiene su escuela de baile muy pequeña, por ejemplo, con menos de 30 estudiantes, habrá un límite en la eficiencia que puede obtener al tener un software para administrar la programación, la contabilidad y registros de estudiantes, porque incluso el software de programación más simple y mejor puede ser excesivo si su inscripción es pequeña o si ejecuta una cantidad muy limitada de clases cada semana, al igual que no necesita una fábrica para hacer un vestido. Pero cuando su inscripción comienza a llegar a 40, 50 o 100 estudiantes, o comienza a agregar clases e instructores, aferrarse a esas hojas de cálculo, notas adhesivas y otras herramientas diversas que comenzó a usar cuando abrió sus puertas por primera vez solo obstaculizará su crecimiento en lugar de Ayúdalo.'



Jon Koerber.

Jon Koerber.


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Entonces como lata Digo cuando mi escuela es lo suficientemente grande como para que tenga sentido invertir en software de estudio de danza.

“No existe un número mágico de estudiantes o clases, per se. Pero, a medida que su recuento de estudiantes y el número de clases comience a aumentar, sabrá antes que nadie cuando comience a sentirse empantanado por toda la administración de administrar un negocio y esté pasando menos tiempo haciendo lo que ama: enseñar baile. Para una escuela en crecimiento, las eficiencias que obtiene al configurar y operar el software de administración de estudios se volverán obvias, y el software se amortizará rápidamente con el tiempo que ahorre '.

Y, por supuesto, habrá algo de tiempo de configuración, ¿tratando de aprender el software y demás?

'Por supuesto. Y las necesidades y velocidades de aprendizaje de todos son diferentes. Por lo tanto, asegúrese de que el proveedor de software que elija tenga una sólida reputación de capacitación y soporte para el cliente, y responda a sus llamadas y correos electrónicos rápidamente. ¡Eso puede marcar la diferencia en el éxito o el fracaso cuando elige implementar un software de gestión!

Pero hemos visto que, incluso para los propietarios o gerentes de estudios de danza que sienten que no son expertos en computación, rápidamente encuentran que el ahorro de tiempo y de costos es innegable. Considere lo que han dicho algunos propietarios de estudios sobre las eficiencias de las que se han dado cuenta una vez que comenzaron a usar el nuestro. Por ejemplo, el propietario de un estudio nos dijo que su facturación mensual, que antes tardaba días en realizarse, ahora prácticamente no lleva nada de tiempo porque sus clientes pueden ver e incluso pagar su saldo adeudado a través de nuestro Portal de clientes. Y uno de mis favoritos es cómo otro cliente compartió que sus pagos atrasados ​​se han reducido en un 95 por ciento desde que implementó nuestro sistema de pago en línea '.

¿Cuál es la segunda pregunta que debo hacer como propietario de un estudio?

“Pregúntese:' ¿Los ingresos que genera mi estudio justifican el costo de invertir en una solución de software empresarial? 'Sin duda, algunos de sus lectores han oído hablar del término' análisis de costo-beneficio '. Cuando se trata de comprar software de gestión empresarial para su estudio, esto significa que debe determinar si el costo mensual del software reducirá suficientemente los costos de las ineficiencias comerciales actuales si tuviera que continuar haciendo las cosas manualmente en lugar de beneficiarse de las eficiencias. y el conocimiento que obtendrá con el uso de una poderosa herramienta de gestión empresarial '.

Claro, el tiempo es dinero, como todos sabemos. Pero, ¿cómo recomienda hacer un análisis de costo-beneficio?


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“Calcule el tiempo que usted y su personal dedican cada mes al seguimiento de los ingresos y gastos, a la elaboración de informes mensuales o trimestrales sobre ingresos, egresos, asistencia, crecimiento del negocio y demás, además del tiempo de gestión del cliente (registro, facturación, pagos), básicamente, todos esos funciones que está haciendo manualmente que se pueden automatizar con software. Multiplique eso por la tarifa por hora que paga al personal que realiza este trabajo, o el valor de su propio tiempo. Luego, tiene una cantidad sólida en dólares para comparar con el costo del software. Es casi seguro que sus gastos mensuales actuales serán muchas veces mayores que el costo mensual del software. Con el software de estudio de danza adecuado, todas estas tareas administrativas mensuales pueden realizarse en segundos o minutos en lugar de horas o pueden ser realizadas por los propios clientes '.

¿Cuál es la tercera pregunta que debo hacer?

“La tercera pregunta es una en la que naturalmente estará pensando después de haber realizado un análisis de costo-beneficio: '¿El software empresarial basado en clases que selecciono ofrecerá las eficiencias necesarias?' Para ayudar a responder esta pregunta, necesitará Decida qué funciones clave necesita para poder adaptar el software a su negocio. Me gusta decirle a los propietarios de estudios que se concentren en sus cinco elementos imprescindibles al evaluar el software, para que no se atasquen demasiado con la toma de decisiones sobre características agradables o características que no aportan mucho valor a el negocio. ¿Dedica menos tiempo a la contabilidad? ¿Acelerar la gestión de cuentas de clientes? ¿Tiene la capacidad de ejecutar rápidamente informes de estado de facturación? ¿Enviar 300 mensajes de texto automatizados para un cierre o enviar correos electrónicos a todos los padres de la clase del jueves? ¿Quizás está capacitando a los clientes para que hagan cosas por sí mismos que su personal ahora hace, como registrarse para ser cliente, registrarse en una clase o pagar sus clases en línea? ¡Obtener la capacidad de sus instructores para tomar la asistencia y realizar un seguimiento de sus horas en su teléfono inteligente utilizando nuestro Portal del personal podría ser un ganador! Tiene la idea de identificar sus principales necesidades comerciales en las que una solución de software debe poder ayudarlo. Y luego, opcionalmente, haga una lista de 'cosas agradables' también: características que un producto de software puede ofrecer que serían útiles pero que podrían no ser un factor decisivo. Dividir su lista en necesidades versus deseos lo ayudará a elegir el producto correcto '.

¿Alguna sugerencia sobre la mejor manera de asegurarme de que estoy enumerando todas las funciones que me interesan, ya que es posible que no sepa de qué es capaz el software?

'Por supuesto. Eche un vistazo a lo independiente sitio de comparación de software de estudio de danza, Capterra . El servicio compara más de 70 productos de software específicos para las necesidades de los estudios de danza. Pero algunas de esas soluciones de software ofrecen solo una o dos funciones de gestión empresarial, como la contabilidad o la programación de clases. Entonces, aquí está el truco: use la herramienta de lista de verificación de 'Filtrar resultados' de comparación de productos de Capterra, que verá en la columna de la izquierda. Simplemente marque cualquiera de los elementos de la lista que sean importantes para usted y luego haga clic en 'Aplicar filtros'. Acortará la lista de competidores a solo aquellos que tengan las características que está buscando '.

¿Y la cuarta pregunta que debo hacer?

'La cuarta pregunta es simplemente esta:' ¿Qué piensan los demás de este software en particular que estoy viendo? 'Dos buenos recursos para obtener la respuesta son Lista de software de la escuela de danza de Serchen o Lista de Capterra . Anote sus puntuaciones generales de los clientes (ambos sitios utilizan una escala de cinco puntos) y navegue a través de las reseñas, tal como lo haría si estuviera buscando comprar un producto en Amazon. Y, al igual que las reseñas de los clientes de Amazon, busque lo que la mayoría de ellos dicen que siempre habrá algunos extraños: un crítico que odia una característica en particular que a otros 50 propietarios les encanta. Aún así, estas listas son extremadamente valiosas para elegir el mejor software que satisfaga las necesidades de su estudio de danza '.

Lo que lleva a la quinta pregunta que debería a…

“‘ ¿Tengo tiempo para hacer esto? Estoy seguro de que cualquier propietario de un estudio de baile que intente decidir si comprar o no, ya se está preguntando esto. Seamos realistas, analizar si el momento es el adecuado, elegir el proveedor adecuado y luego configurar el software para que funcione para su empresa llevará algo de tiempo. Pero si el propietario o gerente de un estudio de danza siente que simplemente no tiene tiempo para hacer este trabajo, en realidad es el mejor indicador que no están dirigiendo su negocio, ¡sino que su negocio los está dirigiendo a ellos! Este es precisamente el momento de dar el salto al uso de software de gestión de estudios. Conozco al dueño de un negocio basado en clases en el área de Seattle que todavía está tratando de operar sin ningún software de gestión, a pesar de que tiene más de mil estudiantes. Fue una pesadilla, y además cara. Tuvo que contratar más empleados por estudiante que cualquier otro negocio que conozco. Obviamente, está gastando mucho más por mes en nómina de lo que pagaría por software mensualmente.


ojo en la danza

Y, sí, si bien la investigación para elegir el proveedor de software adecuado lleva tiempo, hacerlo puede ahorrarle mucho dinero más adelante. Es importante que tome una decisión inteligente en su compra inicial de software porque, aunque siempre puede cambiar más tarde, el trabajo que implica hacerlo puede ser abrumador '.

Para obtener más información sobre ClassJuggler Dance, visite www.danceclassjuggler.com .

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