Manzanas a manzanas: ¡Tenga cuidado con las tarifas ocultas al comparar los servicios de software de Dance Studio!

software de gestión de estudio

Si está en el mercado para comenzar a usar el software de gestión de estudios de danza o en el mercado para cambiar de su proveedor actual de software de estudio de danza, comparar sus costos puede ser complicado. Algunos pueden parecer más baratos, pero en realidad tienen costos ocultos que debe considerar antes de tomar una decisión. Para asegurarse de que está comparando 'manzanas con manzanas', por así decirlo, asegúrese de tener en cuenta estas 5 tarifas ocultas, o evítelas por completo. Jon Koerber de ClaseJuggler Dance explica.

# 1: Entrada baja en la tarifa mensual con acelerador precio por estudiante

La mayoría de los principales proveedores de software de escuelas de baile en línea cobran según la cantidad de estudiantes que tienes. Los precios están estructurados de esta manera para cubrir los costos del proveedor para el almacenamiento de datos, servidores, proveedores de servicios y los empleados que le brindan servicio y soporte.






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Pero cuidado: Para obtener su negocio, algunos proveedores lo atraerán con un costo súper bajo para ese primer nivel, pero luego aumentarán significativamente el precio para los siguientes niveles en lugar de un aumento justo y gradual a medida que crece. En consecuencia, terminas pagando más por estudiante cuanto más crece tu escuela. ¡Un aumento de un estudiante no debería duplicar ni triplicar sus costos!

La solución: No se deje engañar por el proveedor con el precio mensual más bajo para una escuela pequeña sin antes asegurarse de que cada nuevo nivel de precios sea matemático sencillo. Busque un proveedor que aumente la tarifa mensual sobre el precio base en incrementos graduales iguales. Por ejemplo, en ClassJuggler, cobramos $ 5 / mes sobre la tarifa base por cada 150 estudiantes adicionales que tenga en el sistema. Si un proveedor no puede demostrar que su modelo de precios está bastante graduado de esta manera, ¡manténgase alejado!

# 2: Cómo el proveedor maneja múltiples ubicaciones

¿Tiene más de una ubicación o planea tenerla en el futuro? ¡Eso es genial! Tener un servicio de software de estudio de danza con todas las funciones le ahorrará una enorme cantidad de tiempo.



Pero cuidado : No todos los proveedores manejan varias ubicaciones de la misma manera. Por ejemplo, algunos ofrecen un descuento (y otros no) si tiene varias ubicaciones y las administra por separado.

La solución : Si es así, pregúntele al proveedor cómo maneja este costo. Por ejemplo:

  • ¿Te ofrecen un descuento si tienes varias ubicaciones? El nuestro es el 10 por ciento, por ejemplo.
  • ¿Le permiten la opción de operar dos o más ubicaciones desde una sola cuenta? Si bien hay ventajas de ejecutar cada ubicación por separado (por razones de contabilidad, puede usar diferentes cuentas de procesamiento de comerciantes para cada ubicación, por ejemplo), podría haber importantes ahorros de costos mensuales si no necesita ejecutarlas por separado. En ClassJuggler, te damos la opción.

# 3: El costo oculto de la mala usabilidad o la mala atención al cliente

Casi cualquier servicio de software de estudio de danza con todas las funciones puede ser un poco abrumador la primera vez que comienzas a aprenderlo. Algunos proveedores simplifican el proceso al brindarle acceso a tutoriales en video, manuales en línea o acceso a especialistas en soporte al cliente.



Pero cuidado: Si el software es difícil de usar (no intuitivo, confuso, etc.), es mejor que espere que el proveedor del software del estudio de baile tenga excelentes opciones de servicio al cliente, porque podría costarle tiempo. Y el tiempo perdido le cuesta dinero. Considere, por ejemplo:

  • Si se necesitan 6 pasos para realizar un determinado proceso con el proveedor A, pero solo 2 pasos para hacer lo mismo con el proveedor B, y ese procedimiento es algo que usted y su personal deben hacer varias veces al día, este problema de usabilidad no solo lo frustrará. pero también te cuesta.
  • Si un proveedor no tiene servicio al cliente en vivo (¡algunos no lo tienen!), Intentar resolverlo usted mismo podría llevarle 30 minutos para hacer algo que una llamada telefónica de tres minutos pudo haber resuelto.

La solución : Hay algunas cosas que puede hacer para minimizar su riesgo:

  • ¡Pruebe antes de comprar! La mayoría (pero no todos) los proveedores de servicios de software de baile te permiten probar el programa antes de comenzar a invertir tiempo y dinero. Algunos incluso tienen un recorrido del producto completamente guiado para que pueda hacer preguntas con un agente en vivo mientras le muestran los alrededores. Pruebe algunos de los procesos que cree que necesitará realizar a diario y vea cuántos pasos requiere. Pruebe lo mismo con otro proveedor de software y vea cómo se compara.
  • ¡Pruebe el soporte en vivo! Si el proveedor le permite probar antes de comprar, use su soporte al cliente en vivo en este momento para probar la calidad y disponibilidad. ¿Tienen especialistas en soporte? ¿Están disponibles por teléfono o simplemente por correo electrónico? Si no se comunica con alguien en vivo y él tiene que volver a comunicarse con usted, ¿cuánto tiempo se tarda antes de recibir una respuesta?
  • Pruebe sus opciones de soporte de autoservicio. Si tienen un período de prueba antes de comprar, investigue qué tan fácil o difícil es encontrar y comprender cómo usar ciertas funciones. ¿Puede encontrar la información de soporte en sus archivos de ayuda? ¿Ofrecen tutoriales en video para guiarlo a través del proceso?

# 4: busque descuentos que califiquen

Dependiendo de la naturaleza de su negocio, es posible que pueda obtener descuentos adicionales con algunos proveedores, pero no con otros. A continuación, se incluyen algunos que debe considerar buscar si se aplican a su negocio:

  • Descuentos para organizaciones sin fines de lucro : Si la suya es una empresa sin fines de lucro, vea si el proveedor le ofrece un descuento por esto.
  • Descuentos por cambio: Pregunte si el proveedor le ofrece un descuento si actualmente utiliza un producto competitivo.
  • Descuentos en múltiples ubicaciones: Verifique y vea si el proveedor recorta algunas de las tarifas mensuales si tiene varias ubicaciones que administra por separado.
  • Descuentos por volumen para franquicias: Si administra o forma parte de una operación de franquicia, algunos proveedores le darán un descuento a cada franquiciado. ¡Asegúrate y pregunta!

# 5: Investigue los costos adicionales si agrega procesamiento comercial

Todos los proveedores de software de danza modernos y con todas las funciones ofrecen procesamiento integrado de tarjetas de crédito como complemento de su software de gestión de estudio. Deberá elegir un proveedor de software con un socio de procesamiento comercial de buena reputación que tenga buenos precios y una sólida atención al cliente.


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Pero cuidado: Hay un par de preguntas a considerar al elegir una compañía de software de danza y su proveedor comercial:

  • ¿La compañía de software del estudio de baile me brindará soporte directo para mi cuenta de comerciante o tendré que contactarlos yo mismo si tengo preguntas?
  • ¿Me cobrarán una tarifa de servicio para agregar procesamiento comercial a mi cuenta de software de estudio?

Si bien siempre existen costos de procesamiento comercial asociados con la aceptación de pagos con tarjeta de crédito (tarifas por artículo, tarifas porcentuales, cumplimiento de PCI, tarifas regulatorias, etc.), algunos proveedores de software de baile agregan su propia tarifa de servicio mensual además de todas las demás tarifas que paga - ¡a veces hasta $ 30 extra cada mes! A esto lo llamo 'doble inmersión' porque el proveedor de software ya está recibiendo una parte de sus tarifas de procesamiento en concepto de regalías.

Sobre la cuestión del soporte, muchos proveedores de software no tienen la experiencia y las herramientas para respaldar los servicios comerciales de sus socios, por lo que simplemente lo dirigirán a llamar al 800 # del proveedor comercial, donde podría pasar horas tratando de obtener una respuesta a sus preguntas. .

La solución : Pregunte por adelantado si el proveedor de software cobra alguna tarifa además de sus tarifas de procesamiento comercial. Evite las empresas que están haciendo una doble inmersión en las tarifas. También pregunte si su proveedor de software se encargará de todas sus necesidades de soporte para su cuenta de comerciante. Si bien la mayoría de los proveedores no pueden brindar ese nivel adicional de servicio, ese es uno de los extras que nuestra empresa siempre ha brindado a nuestros clientes.

Por Jon Koerber, ClaseJuggler Dance

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